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Che cosa è
l’autocertificazione?
E'
una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel
proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che
utilizza nei rapporti con la P.A. e con i concessionari ed i
gestori di pubblici servizi.
Nel
rapporto con un soggetto privato il ricorso
all'autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di
quest'ultimo.
Tale
dichiarazione può sostituire le normali certificazioni
e gli atti notori.
Quali sono le
dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni?
L'art.2
della L.15/68 "Norme sulla documentazione
amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di
firme" prevede i casi in cui si può ricorrere
all'autocertificazione:
- La data e
luogo di nascita;
- La residenza:
- La
cittadinanza;
- Il godimento
dei diritti politici;
- Lo stato di
celibe, coniugato o vedovo;
- Lo stato di
famiglia;
- L'esistenza
in vita;
- La nascita
del figlio;
- Il decesso
del coniuge, dell'ascendente o discendente;
- La posizione
agli effetti degli obblighi militari;
- L'iscrizione
in albi o elenchi tenuti dalla P.A;.
L'art. 1 comma
1 del D.P.R. 403/98 "Regolamento di attuazione
degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127,
in materia di semplificazione delle certificazioni
amministrative" ha ulteriormente esteso il
ricorso all'autocertificazione e contempla i seguenti
casi:
- Titoli di
studio acquisiti;
- Qualifiche
professionali;
- Esami
sostenuti universitari e di stato;
- Titoli di
specializzazione;
- Titoli di
abilitazione;
- Titoli di
formazione;
- Titoli di
aggiornamento;
- Titoli di
qualificazione tecnica;
- Situazione
reddituale o economica anche ai fini della concessione
di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da
leggi speciali;
- Assolvimento
di specifici obblighi contributivi con l'indicazione
dell'ammontare;
- Codice
fiscale, Partita IVA;
- Qualsiasi
dato dell'anagrafe tributaria;
- Stato di
disoccupazione;
- Qualità di
pensionato e categoria di pensione ,qualità di studente,
qualità di casalinga;
- Qualità
legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche,
di tutore, di curatore e simili;
- Iscrizione
presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi
tipo;
- Adempimento o
meno degli obblighi militari compresi quelle di cui
all'art.77 del D.P.R. 237/64 come modificato dall'art.22
della L.958/86;
- Assenza di
condanne penali;
- Qualità di
vivenza a carico;
- Tutti i dati
a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile;
Atti notori
Tutti gli
stati, fatti e qualità personali che siano a diretta
conoscenza dell'interessato non compresi nell'elenco di cui
al punto 1 sono comprovati dall'interessato, a titolo
definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà (art.4 L.15/68 e art.2 comma.1 D.P.R.403/98).
Queste dichiarazioni possono essere presentate anche
contestualmente all'istanza e sono sottoscritte
dall'interessato in presenza del dipendente addetto (art.3
comma 1 D.P.R. 403/98).
- Tutti gli
stati, fatti e qualità personali di cui il
dichiarante ha diretta conoscenza e rende nel proprio
interesse anche quando riguardano altri soggetti
(art.2 comma 2 D.P.R. 403/98). Tale dichiarazione
sostitutiva riguarda anche la conoscenza del fatto che
la copia di una pubblicazione è conforme
all'originale (art.2 comma 2 D.P.R.403/98).
Qual è la validità delle dichiarazioni sostitutive di
certificazioni e di atti notori?
- I certificati
rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti
stati e fatti personali non soggetti a modificazioni
hanno validità illimitata;
- le restanti
certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di
rilascio (art.2 comma 3 L.127/97);
- le
dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le
dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà per i
casi suindicati dall'art.2 e 4 della L.15/68 hanno la
stessa validità temporale degli atti che sostituiscono
(art.6 comma 1 D.P.R. 403/98).
Quali sono
i casi in cui è prevista solo l'autocertificazione?
- Per i
certificati, gli estratti e gli attestati da presentare
per le iscrizioni a SCUOLE e UNIVERSITÀ;
- per i
certificati, gli estratti e gli attestati da presentare,
a qualsiasi titolo, negli uffici della
MOTORIZZAZIONE CIVILE;
- per i
certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello
stato civile e dai registri demografici richiesti dai
COMUNI per i procedimenti di loro competenza (art.1
comma .2 D.P.R. 403/98).
Come si può
fare l'autocertificazione?
Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:
- scrivendo su
carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva
responsabilità (non è necessario firmare davanti
all'impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive;
- trasmettendo
documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo
telematico ed informatico, alle amministrazioni
pubbliche. 2) Per le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:
- dichiarando
fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza
dell'interessato dinanzi al funzionario competente a
ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio,
cancelliere, segretario comunale o altro funzionario
incaricato dal sindaco (art.4 L.15/68);
- dichiarando
stati, fatti o qualità personali a diretta conoscenza
dell'interessato e non compresi nell'elenco di cui al
punto 1, anche contestualmente all'istanza e
sottoscritti dall'interessato in presenza del dipendente
addetto (art.3 comma 1 D.P.R.403/98).
- qualora si
tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili
o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e
l'amministrazione ritenga necessario controllare la
veridicità delle dichiarazioni, è possibile inviare una
copia fotostatica, ancorché non autenticata dei
certificati di cui l'interessato sia già in possesso
anche attraverso strumenti telematici ed informatici
(art.2 comma .3 DPR 403/98). Le amministrazioni hanno 15
giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la
necessaria documentazione. E’ possibile inviare una
copia fotostatica, ancorché non autenticata dei
certificati di cui l’interessato sia già in possesso
anche attraverso strumenti telematici (art.2 comma 3,
D.P.R. 403/98);
- per chi
partecipa ai concorsi pubblici non è prevista più la
presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei
titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto
di notorietà che dichiari la conformità all'originale.
Le amministrazioni non possono richiedere
l'autenticazione della sottoscrizione dell0e domande per
la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici
concorsi (art.3 comma L.127/97).
Come si
presenta una copia autentica di un documento?
-
L'autenticazione di un documento può esser fatta dal
responsabile del procedimento o dal dipendente
competente a ricevere la documentazione esibendo
l'originale senza obbligo di depositarlo presso
l'amministrazione. Naturalmente la copia autentica va
usata solo per il procedimento in corso (art.14 L.15/68
e art.3 comma 4 D.P.R. 403/98).
Dove
reperire i moduli per l'autocertificazione?
- Presso le
amministrazioni che sono tenute a procedere alla
revisione della modulistica per l'autocertificazione e
per le istanze, inserendovi il richiamo alle sanzioni
penali previste dall'art.26 della L.15/68 (art.6 comma 2
e 3 D.P.R. 403/98). Qualora i moduli non fossero
disponibili è sempre possibile autocertificare su carta
semplice.
On-line al sito
www.moduli.it
Quando
l'autocertificazione non è ammessa?
- Per i
certificati MEDICI, SANITARI, VETERINARI, DI ORIGINE,
DI CONFORMITA' ALL'UNIONE EUROPEA, MARCHI,
BREVETTI (art.10 comma 1 D.P.R. 403/98). I
certificati medici e sanitari richiesti dalle
istituzioni scolastiche per pratica di attività sportiva
non agonistica sono sostituiti con un unico certificato
di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal
medico di base con validità di un intero anno scolastico
(art.10 comma 2 D.P.R. 403/98).
Quali sono i casi in cui le
amministrazioni non devono più chiedere i certificati al
cittadini?
- Quando si
tratta di estratti degli atti di stato civile che
riguardano cambiamenti dello stato civile (art.9 comma 1
D.P.R. 403/98).
- Quando si
tratta di tutti i dati contenuti in un documento di
riconoscimento presentati dall'interessato (art.3 comma
1 L.127/97).
- Quando il
responsabile del procedimento accerta d'ufficio fatti e
qualità che l'amministrazione è tenuta a certificare
(art.18 L.241/90).
- In tutti i
casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce
direttamente certificazioni relative a stati, fatti e
qualità personali presso l'amministrazione competente
(art.7 comma 2 D.P.R.403/98).
- Quando il
cittadino non intende o non è in grado di utilizzare
l'autocertificazione ed i certificati risultano da albi
o da pubblici registri tenuti dalle pubbliche
amministrazioni (art.7 comma 1 D.P.R. 403/98).
Quando l'amministrazione può acquisire d'ufficio i
documenti?
- Quando le
amministrazioni ritengono necessario acquisire degli
estratti diversi da fatti relativi a cambiamento di
stato civile, per particolari motivi inerenti alle
proprie finalità (art.9 comma 2 D.P.R. 403/98).
- La
trasmissione di dati tra le amministrazioni può avvenire
anche attraverso sistemi informatici e telematici
garantendo il diritto alla riservatezza delle persone
(art.2 comma 5 L.127/97).
Che cosa succede per coloro che non sanno o non possono
firmare una dichiarazione?
-
L’Amministrazione dovrà accertare l’identità del
dichiarante e menzionare la causa dello impedimento a
sottoscrivere la dichiarazione (art.4 D.P.R. 403/98)
Le modalità previste di autocertificazione si applicano
anche ai cittadini stranieri?
- Per i
cittadini della comunità europea si applicano le stesse
modalità previste per i cittadini italiani (art.5 D.P.R.
403/98).
- Per i
cittadini extra comunitari residenti in Italia possono
utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al co.1 solo qualora si tratti di comprovare stati, fatti e
qualità personali certificabili o attestabili da parte
di soggetti pubblici o privati italiani (art.5 D.P.R.
403/98).
Quali
sono le sanzioni per i cittadini?
- Se le
amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle
autocertificazioni sono tenute ad effettuare i controlli
necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli
atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del
codice penale e delle leggi speciali in materia (art.26
L.15/68). Il dichiarante inoltre decade dai benefici
eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di
dichiarazioni non veritiere (art.11 comma 3 D.P.R.
403/98).
Quali sono le iniziative per la corretta applicazione
delle norme in materia di autocertificazione?
- Le
amministrazioni procedono, attraverso controlli a
campione, a verificare la veridicità delle dichiarazioni
sostitutive.
- Gli uffici di
controllo interno delle amministrazioni accertano la
corretta applicazione delle norme
sull'autocertificazione.
- Le Prefetture
sensibilizzano e promuovono l'applicazione del
regolamento con l'ausilio dei comitati provinciali della
pubblica amministrazione.
- L'Ispettorato
di controllo istituito presso il Dipartimento della
Funzione Pubblica controlla il rispetto delle norme
sull'autocertificazione.
-
L'osservatorio permanente sull'applicazione della L.
127/97 presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri
fornisce pareri su specifici quesiti e problematiche.
Quali sono le sanzioni previste per gli impiegati che
non accettano l'autocertificazione?
L'impiegato
responsabile incorre nella violazione dei doveri
d'ufficio nei seguenti casi:
- quando non
accetta l'autocertificazione nei casi consentiti (art.3
comma 4 L.127/97);
- quando non
accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi
consentiti, in luogo della produzione di atti di
notorietà (art.3 comma 3 DPR 403/98);
- quando
rifiuta l'indicazione di stati, fatti e qualità
personali mediante l'esibizione di un documento di
riconoscimento in corso di validità (art.7 comma 5 D.P.R.403/98).
Quali sono i principali riferimenti normativi?
- Legge n.15/68
"Norme sulla documentazione amministrativa e sulla
legalizzazione e autenticazione di firme".
- Legge n.241/90
"Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e
di diritto di accesso ai documenti".
- Legge n.675/96
"Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento di dati personali".
- Legge n.127/97
"Misure urgenti per lo snellimento dell'attività
amministrativa e dei procedimenti di decisione e di
controllo".
- Legge n.191/98
"Modifiche ed integrazioni alle leggi 15 marzo 1997, n.59,
e 15 maggio 199 7, n. 127, nonché norme in materia di
formazione del personale dipendente e di lavoro a
distanza nelle pubbliche amministrazioni, Disposizioni
in materia di edilizia scolastica".
- D.P.R. n.403/98
"Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della
legge 15 maggio 199 7, n. 127, in materia di
semplificazione delle certificazioni amministrative"
- Circolare
della Presidenza del Consiglio dei Ministri del
5.2.1999, n.1.1.26/10888/9.84 "Attuazione del decreto
del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403.
Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della
legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di
semplificazione delle certificazioni amministrative,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 2 75 del 24
novembre 1998".
- Circolare del
Ministero della Pubblica Istruzione del 22.12.1998, n.489
prot.n. 34304/BL "Modulistica per iscrizioni alunni -
Applicazione Legge 15 maggio 1997 n.127, Legge 16 giugno
1998 n. 191 e D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403".
- Circolare del
Ministero dell'Interno del 2.2.1999, n.2 "Decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403,
recante norme di attuazione degli articoli 1, 2 e 3
della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di
semplificazione delle certificazioni amministrative".
- Circolare del
Ministero di Grazia e Giustizia del 22.2.1999, n.1/50-FG-40/97U887
"Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle
certificazioni amministrative"
Quali sono le disposizioni normative abrogate?
- L'art.27
della L.15/68 che escludeva l'autocertificazione per i
documenti necessari alla presentazione del matrimonio
e per i concorsi per le carriere statali;
- L'art.77
ultimo comma D.P.R.n.237/64 come modificato dall'art.22
della L.958/86 che escludeva l'autocertificazione della
situazione relativa agli obblighi militari valida anche
ai fini dei pubblici concorsi;
- L'art.24
della L.114/77 che escludeva l'utilizzo
dell'autocertificazione della situazione reddituale o
economica anche ai casi in cui viene utilizzata ai fini
di concessioni di benefici e vantaggi tributari previsti
da leggi speciali;
- L'art.3 della
L.15/68 ed il D.P.R. n.130/94 che elimina le
dichiarazioni temporaneamente sostitutive;
- L'art.20
della L.15/68 che elimina la necessità di testimoni nei
casi di impedimento del singolo a ricorrere
all'autocertificazione;
- L'art.26,
penultimo comma della L.15/68 che elimina l'ammonimento
orale del pubblico ufficiale, la cui formula ora è
inserita nei moduli predisposti dalle amministrazioni.
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